„Czy zna pan naszą branżę?” — to bardzo dobre pytanie do osoby, która ma prowadzić branżowe wydarzenie. Tylko że odpowiedź „tak, oczywiście” mówi jeszcze bardzo niewiele. Można znać skróty i nie rozumieć ludzi na sali. Można nie pracować w danej branży, ale przygotować się na tyle rzetelnie, by poprowadzić rozmowę bez pomylenia podstawowych pojęć. Organizatorowi przyda się więc lepsze pytanie: „Co będzie pan musiał wiedzieć, żeby nie przeszkadzać naszym ekspertom i pomóc publiczności?”.
Na własnej stronie pisałem, że lubię wydarzenia, które są dla mnie wyzwaniem merytorycznym, w tym konferencje wymagające przygotowania. Pisałem też o zainteresowaniu tematami technicznymi. To dobra baza, ale sama sympatia do technologii nie daje prawa do udawania inżyniera każdej specjalności. Rola prowadzącego polega raczej na rozumieniu mapy tematu, celu spotkania i tego, co z danej rozmowy ma wynieść uczestnik.
Wiedza branżowa ma kilka poziomów
Przy gali branżowej prowadzący musi dobrze rozumieć znaczenie kategorii i nagród, poprawnie przedstawić osoby oraz nie zrobić żartu kosztem pracy, której nie zna. Na konferencji powinien umieć wyjaśnić, dlaczego następują po sobie dane wystąpienia, i nie zgubić się w języku programu. Przy panelu dochodzi jeszcze umiejętność zadania pytania, zauważenia uniku i poproszenia eksperta o konkretny przykład.
To różne poziomy przygotowania. Organizator może potrzebować świetnego człowieka sceny do dynamicznej gali albo prowadzącego, który przez godzinę utrzyma merytoryczną debatę. Niekiedy oba zadania występują na jednym wydarzeniu. Wtedy warto omówić ich proporcje, zamiast wybierać prowadzącego po jednym efektownym filmie z poprzedniego eventu.
Przykład modelowy: konferencja o rozwiązaniu technicznym, na której są twórcy produktu, jego użytkownicy i osoby spoza branży. Nie oczekiwałbym od konferansjera, że zaprojektuje urządzenie. Oczekiwałbym, że rozpozna, kiedy ekspert mówi hermetycznie, i poprosi o przykład z życia użytkownika. Takie pytanie może pomóc sali bardziej niż pięć perfekcyjnie wypowiedzianych skrótowców.
Brief powinien zawierać więcej niż słownik
Zamiast wysyłać prowadzącemu kilkadziesiąt stron materiałów bez wskazówek, warto przygotować krótką mapę: trzy najważniejsze sprawy, które ma zrozumieć publiczność; lista osób wraz z ich rolą; pojęcia, których nie wolno pomylić; kwestie sporne lub wrażliwe; rzeczy, których nie należy obiecywać. Dobrze dołożyć rozmowę z osobą merytoryczną, która odpowie na podstawowe pytania bez protekcjonalnego „to przecież oczywiste”.
Przy panelu pomogą także tezy rozmówców. Jeśli każdy ma reprezentować inne doświadczenie, prowadzący może przygotować pytania, które te różnice pokażą. Jeśli wszyscy zgadzają się w ogólnej deklaracji, trzeba poszukać praktycznego problemu: gdzie decyzja staje się trudna, jaki jest koszt pomyłki, czego użytkownicy naprawdę potrzebują? Moderator zadaje takie pytania dla uczestników, a nie po to, żeby pokazać własną erudycję.
Są też granice improwizacji. Jeżeli organizator prosi o komunikat dotyczący regulacji, danych lub bezpieczeństwa, prowadzący powinien dostać zatwierdzoną treść. Wątpliwą liczbę lepiej zweryfikować niż efektownie wypowiedzieć. A kiedy pytanie wykracza poza przygotowanie konferansjera, uczciwe „oddaję to ekspertce” świadczy o zrozumieniu roli, nie o jej słabości.
Język wydarzenia to osobny temat. Każda branża ma słowa, które we własnym gronie znaczą coś precyzyjnego, a dla osoby spoza środowiska brzmią niemal identycznie. Prowadzący powinien zapytać, które pojęcia mogą wymagać objaśnienia i czy uczestnicy są na podobnym poziomie wiedzy. Inaczej mówi się do ludzi wdrażających dane rozwiązanie, inaczej do osób, które dopiero podejmują decyzję o jego użyciu. Nadmierne upraszczanie może zniechęcić ekspertów, ale pozostawienie wszystkich za drzwiami żargonu nie służy nikomu.
Czego zapytać przed wyborem prowadzącego?
Zapytałbym, jak przygotowałby się do twojego programu. Czy potrafi wskazać, które fragmenty wymagają osobnego researchu? Czy poprosi o rozmowę z osobą odpowiedzialną merytorycznie? Czy rozumie różnicę między zapowiadaniem prelekcji a prowadzeniem dyskusji? I co zrobi, gdy na scenie padnie termin nieznany części sali? Odpowiedzi powiedzą więcej niż deklaracja „obsługuję wszystkie branże”.
Można też poprosić o próbę w małej skali: „Jak przedstawiłby pan ten panel osobie, która nie zna naszej firmy?”. Nie trzeba oczekiwać gotowej przemowy podczas pierwszego telefonu. Wystarczy zobaczyć, czy prowadzący pyta o sens spotkania i uczestników, czy zaczyna od zestawu uniwersalnych sloganów. Jeśli sam nie zna jeszcze tematu, uczciwa lista rzeczy do sprawdzenia jest lepszą odpowiedzią niż pewność bez pokrycia. Przy branżowej konferencji ta uczciwość zwykle owocuje ciekawszymi pytaniami na scenie.
Nie każda branża wymaga jednak tej samej głębokości. Spotkanie dla wąskiej grupy specjalistów będzie miało inne wymagania niż gala nagród obejmująca rodziny pracowników i partnerów firmy. W jednym przypadku trudność polega na precyzji pytań, w drugim na takim tłumaczeniu osiągnięć, aby ich znaczenie dotarło poza zawodowy krąg laureatów. Wybór prowadzącego zależy od tego, do kogo naprawdę chce mówić organizator.
Na stronie wspominam o wieloletniej pracy estradowej i telewizyjnej oraz o prowadzeniu bardzo różnych typów wydarzeń. To doświadczenie pomaga czytać scenę i zmieniać sposób mówienia zależnie od publiczności. Nie zwalnia mnie jednak z przygotowania do twojej branży. Wręcz przeciwnie: im bardziej specjalistyczne spotkanie, tym ważniejsze, by wiedzieć, kiedy prowadzący może dodać kontekst, a kiedy powinien oddać głos osobie, która zna temat od środka.
Najlepszy konferansjer branżowy nie musi znać odpowiedzi na każde pytanie z sali. Powinien znać cel spotkania, ludzi, z którymi rozmawia, i własne granice. Dzięki temu eksperci mogą być ekspertami, a uczestnicy rozumieją, po co ich słuchają. Jeśli przygotowujesz konferencję albo galę z mocnym tematem, zajrzyj do mojej oferty i wyślij zarys programu. To lepszy początek rozmowy niż sama nazwa branży.