W programie konferencji widzę czasem jedną rubrykę: „prowadzący”. Kryje się pod nią kilka zupełnie różnych prac. Ktoś ma powitać ludzi, pilnować przejść, zapowiedzieć prelegentów, rozmawiać z ekspertami, przyjąć pytania z sali i doprowadzić panel do końca. Gdy wpiszemy wszystko pod jedną nazwą, bardzo łatwo zatrudnić właściwą osobę do połowy zadania.
Na swojej stronie rozróżniałem już konferansjera, spikera i moderatora. Najprościej: konferansjer bierze odpowiedzialność za kontakt wydarzenia z publicznością i jego przebieg na scenie. Moderator odpowiada za przebieg konkretnej rozmowy: przygotowuje temat, prowadzi uczestników przez spór, pilnuje czasu i pomaga dojść do sensownego wniosku. Podczas konferencji obie role mogą spotkać się w jednym człowieku. Nie należy jednak zakładać tego automatycznie.
Spójrzmy na program zamiast na nazwę stanowiska
Jeśli wydarzenie składa się z wystąpień, krótkich rozmów, przerw i części oficjalnej, potrzebuje prowadzącego, który utrzyma czytelny rytm. Powie ludziom, gdzie jesteśmy w programie, przedstawi osoby w odpowiednim kontekście i pomoże im przejść między punktami. Zauważy, że po ciężkim bloku merytorycznym sala potrzebuje chwili oddechu, a po ważnym wystąpieniu nie warto od razu zagadywać o cateringu.
Jeżeli w programie jest panel o rzeczywistym problemie, sam rytm nie wystarczy. Moderator powinien poznać cel dyskusji, kompetencje rozmówców i możliwe różnice zdań. Ustalić, czego chcemy się dowiedzieć, zanim zacznie zadawać pytania. W przeciwnym razie panel zamieni się w serię miniwykładów: każdy mówi swoje, nikt z nikim nie rozmawia, a publiczność dostaje dokładnie tyle, ile można było przeczytać w opisach prelegentów.
Przykład modelowy: konferencja o nowej technologii ma rano wystąpienia, po południu debatę przedstawicieli firmy, nauki i użytkowników. Prowadzący całe wydarzenie powinien umieć połączyć te części i pilnować porządku. Moderator debaty musi dodatkowo wychwycić, gdy rozmówcy używają tego samego słowa w różnych znaczeniach. Potrzebuje odwagi, żeby poprosić o przykład lub zatrzymać odpowiedź, która omija pytanie. To inny rodzaj czujności niż zapowiedzenie kolejnego wystąpienia.
Czy jedna osoba może zrobić oba zadania?
Tak, pod warunkiem że ma na to czas w przygotowaniach i dokładnie wie, czego organizator od niej oczekuje. Na krótkiej konferencji jedna osoba może prowadzić całość i moderować jeden panel. Przy kilku równoległych ścieżkach albo długiej, specjalistycznej debacie podział ról bywa rozsądniejszy. Nie z powodu prestiżu ani liczby nazwisk na plakacie, tylko z powodu jakości przygotowania i obciążenia podczas wydarzenia.
Przed wyborem zapytałbym: ile rozmów wymaga osobnego researchu? Czy tematy są sporne? Czy pytania publiczności będą zbierane wcześniej, czy na żywo? Kto zatwierdza listę panelistów i kto decyduje o cięciach czasowych? Gdy odpowiedzi padają, zakres pracy zaczyna być widoczny. „Poprowadzi pan konferencję” przestaje być jedynym opisem zadania.
Ważny jest również czas między punktami. Jeśli ta sama osoba schodzi po długim panelu, ma natychmiast przedstawić laureatów, a w tym czasie dostaje nowy scenariusz, trzeba zaplanować realną możliwość aktualizacji. Zmęczenie prowadzącego jest mniej interesujące od skutków dla programu: pomylonej kolejności, niewłaściwej zapowiedzi albo zagubionego pytania. Rozpisanie odpowiedzialności nie jest formalnością. Chroni uwagę, którą uczestnicy poświęcają treści.
Z doświadczenia scenicznego wiem, że nie wszystkie wydarzenia mówią tym samym językiem. Prowadziłem różne formaty, od imprez studenckich i plenerów po konferencje naukowe; sam piszę, że moderator potrzebuje merytorycznego wsadu. Lubię wyzwanie przygotowania się do konferencji. To jednocześnie zobowiązanie: dobrego pytania do eksperta nie zastąpi energia konferansjera.
Kiedy potrzebna jest moderacja, a kiedy wystarczy sprawne prowadzenie?
Jeżeli prelegent po wystąpieniu odpowiada na dwa pytania, nie trzeba od razu budować debaty. Warto natomiast ustalić, kto wybierze pytania, co zrobi z pytaniem zbyt długim i jak zamknie tę część w czasie. Jeżeli panel ma zestawić sprzeczne stanowiska, potrzebuje już konstrukcji: pytania otwierającego, kilku osi rozmowy, miejsca na doprecyzowanie oraz sensownego finału.
Moderator nie jest sędzią, który musi wskazać zwycięzcę. Powinien sprawić, żeby uczestnik zrozumiał różnicę między odpowiedziami i wiedział, co z tej rozmowy wynika. Konferansjer z kolei nie jest „przerywnikiem” między mądrzejszymi osobami. Dba o doświadczenie całej sali, w tym ludzi, którzy nie znają zawodowego skrótu używanego na scenie.
Zdarza się też, że konferencja ma dwa rodzaje publiczności: ekspertów na sali i odbiorców oglądających transmisję. Ci pierwsi rozumieją żargon i reagują na skrót myślowy. Ci drudzy nie widzą czasem slajdów czy gestów panelistów. Prowadzący może nazwać zmianę tematu, przypomnieć nazwisko rozmówcy i nie dopuścić do sytuacji, w której dyskusja staje się prywatnym spotkaniem kilku osób na scenie. Przy transmisji warto omówić to z realizacją jeszcze przed wydarzeniem.
Inną pułapką jest mylenie bezstronności z obojętnością. Moderator nie musi wygłaszać własnej opinii o sporze, ale powinien zainteresować się odpowiedzią: dopytać, gdy ktoś używa ogólnika, i dać przestrzeń osobie, której głos został pominięty. Konferansjer również słucha, choć jego reakcja dotyczy częściej tempa i emocji całego wydarzenia. Ta różnica dobrze pokazuje, dlaczego program, a nie samo stanowisko w umowie, powinien decydować o wyborze.
W briefie do prowadzenia konferencji podałbym zatem osobno: program sceniczny, liczbę paneli, ich tematy, spodziewanych rozmówców i oczekiwany efekt. Potem łatwiej dobrać prowadzącego, moderatora albo jedną osobę do obu ról. Rozmowa o zadaniach jest znacznie cenniejsza niż spór o wizytówkę. Jeśli planujesz konferencję lub kongres, sprawdź zakres mojej oferty i pokaż mi program. Od niego najlepiej zacząć.